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Agendar o seu dia é uma parte importante para ser produtivo. Você pode (e deve) priorizar suas tarefas de acordo com a pontualidade e definir o tempo para chegar a uma programação detalhada e lotada, mas o gerenciamento de tempo envolve mais do que isso. Você também deve considerar dividir não apenas o seu dia, mas também a sua semana em geral, para maximizar a produtividade. O truque aqui é definir um tema para seus dias de trabalho.
Em vez de pular de tarefa em tarefa em um determinado dia, tente agrupar todas as tarefas semelhantes e estacioná-las em um dia específico, quando sua agenda permitir. Ao juntar tarefas semelhantes no mesmo dia, você permanecerá naquela “zona” por mais tempo, focando apenas no que precisa ser feito nela. Se todas as coisas que você precisa fazer tiverem algo em comum, você permanecerá focado no tema central do dia de trabalho à medida que passa de uma tarefa para outra.
Como dividir dias temáticos para produtividade
Primeiro, comece pensando por que você deseja fazer o que está fazendo. Não quero dizer que você precise ser totalmente filosófico, mas adicionar um “porquê” à sua lista de tarefas é valioso. Você não quer limpar sua casa apenas porque precisa, mas porque quer um espaço seguro e confortável ou porque sua mãe vem dizer por uma semana e você quer que ela se sinta confortável (e não insista em você sobre qualquer poeira persistente). Você não quer terminar seu grande projeto no trabalho apenas porque ele foi atribuído a você, mas porque deseja crescer em sua carreira, permanecer empregado ou conseguir uma promoção. Se pensar dessa forma é um exagero para você, tente definir metas SMART em torno de suas tarefas. As metas SMART são específicas, mensuráveis, acionáveis, relevantes e com prazo determinado (de acordo com a sigla) e ajudam você a manter o foco no motivo pelo qual está fazendo o que está fazendo, bem como em como o fará.
Defina essas intenções para que você sinta que tem algo em que trabalhar. É aí que entram os temas diários. Se você concluir tarefas semelhantes ao longo de um dia, estará se esforçando para atingir uma intenção – cumprir qualquer meta definida para o tema daquele dia – e manter o foco nela de tarefa em tarefa.
Digamos que você tenha um grande projeto em andamento. Veja como seriam seus primeiros três dias: Considere realizar todo o trabalho administrativo às segundas-feiras. Reserve segundas-feiras para responder e-mails, enviar novos, atender ligações ou agendar reuniões. Certifique-se de aproveitar este dia para solicitar quaisquer recursos, detalhes ou respostas que você precisa de outras pessoas envolvidas no projeto, para que você tenha tudo o que precisa para os dias seguintes. Atividades criativas, como brainstorming ou design, poderiam ser realizadas na terça-feira, enquanto na quarta-feira poderia ser para pesquisa.
Você também pode tematizar seus dias por projeto, de acordo com Leonard Alexandru, diretor de engenharia da Deloitte que escreveu sobre o valor dos dias temáticos. Em vez de dedicar tempo todos os dias a vários projetos, considere atribuir a cada projeto um dia específico da semana para trabalhar, de modo que um projeto que exija um grande foco em gerenciamento deve ocupar um dia inteiro, enquanto outro que exige que você se concentre em marketing, comunicações, vendas ou qualquer outra coisa deve ficar em outro.
Por que isso funciona (e o que ter em mente)
Faço isso no meu apartamento: um dia é para limpar meu quarto, o outro é para a sala e outro é para a cozinha. É simples assim – e amplamente aplicável além do seu trabalho. Inferno, se você faz treinamento de força, provavelmente já faz dia de braço, dia de costas, dia de perna, etc. Você não faria um pulldown lat no dia de perna porque não faria sentido exaurir todo o seu corpo, nem desviar o foco dos glúteos e quadríceps.
O que você acha até agora?
A razão pela qual funciona é a mesma razão pela qual dividir os dias de ginástica funciona. Quando você está totalmente focado em uma coisa, você se sai melhor, o que o torna mais produtivo. Quando você joga tudo no liquidificador metafórico, você perde o foco. Além disso, o estresse de descobrir o que fazer em um determinado momento desapareceu, deixando você aberto para começar a trabalhar. Você pode “comer o sapo” (ou seja, enfrentar primeiro sua maior tarefa) ou trabalhar em um sistema como 1-3-5, que exige que você cuide de uma tarefa principal, três tarefas médias e cinco menores. Com um agrupamento temático, você não precisa decidir quais são; você simplesmente vai.
Tente definir o tema de cada dia como um evento de dia inteiro em qualquer software de calendário que você usar, para que você tenha um lembrete no topo da página sobre o que focar em cada dia. O simples fato de saber que suas quintas-feiras são para reuniões com clientes, por exemplo, já alivia a ansiedade de decidir o que priorizar naquele dia ou quando agendar essas reuniões. Ele elimina o cansaço das decisões e mantém você concentrado na tarefa, sem que você tenha que pensar muito sobre quais atividades devem ocorrer em que horário durante sua semana agitada.
Obviamente, uma reunião necessária ou urgente pode surgir num dia que não seja quinta-feira. Não há problema em aceitar, claro, mas tente manter o quadro geral dos dias temáticos sempre que puder.
