Há anos que leio e escrevo sobre técnicas de produtividade e continuo chocado com a grande variedade e quantidade oferecida. Existem tantos (alguns reconhecidamente mais “duh” do que outros) e, embora muitos pudessem facilmente se encaixar no meu fluxo de trabalho, outros me levaram a pensar: “Uau, esse não funcionaria para mim”.
Obviamente eu não uso pessoalmente todos os métodos sobre os quais escrevi, mas não é porque não acredito neles. O fato é que nenhuma técnica funcionará para todas as pessoas e nenhuma pessoa será adequada para todas as técnicas. O truque é descobrir qual(is) pode(m) funcionar para você.
É fácil aprender sobre uma técnica, ser persuadido a ver seu valor e decidir implementá-la, mas se ela não estiver totalmente alinhada com suas necessidades, provavelmente não funcionará para você conforme anunciado. Em vez de escolher um método de produtividade que pareça bom, é melhor selecionar aquele que é mais adequado para você e para a forma como você trabalha. Aqui está o que procurar.
O melhor método de produtividade se você é um pensador visual…
Se você precisa visualizar algo para realmente entendê-lo – como se preferir ver gráficos em vez de ler sobre estatísticas ou números – existem algumas técnicas de produtividade sólidas para você. A melhor é provavelmente a técnica do “jarro de picles”, que pede que você imagine sua capacidade diária como um jarro que pode conter uma quantidade finita de pedras, seixos e areia.
As pedras são as suas grandes tarefas, os seixos são tarefas importantes que não são imediatamente necessárias e a areia é o pequeno trabalho de manutenção que você faz para manter o seu dia avançando. Você carrega primeiro as pedras, depois as pedras e, finalmente, a areia, para ter certeza de que terá tempo suficiente para tudo. Você pode desenhar um pequeno diagrama para ajudá-lo a priorizar sua lista de tarefas dessa forma.
Essencialmente, o pote de picles é uma maneira simples e mais visual de trabalhar com a abordagem 1-3-5, que reconhece o fato de que você não pode fazer tudo, então você tem que ser seletivo sobre o que você tenta. Com 1-3-5, você realiza uma tarefa principal, três tarefas médias e cinco tarefas menores por dia.
Esteja você imaginando um pote cheio de detritos ou escrevendo mais metodicamente a lista 1-3-5, você pode precisar de ajuda para determinar o que é uma tarefa do tamanho de uma “pedra” ou o que são cinco tarefas pequenas. É aí que entram as técnicas de priorização – e a melhor, na minha opinião, também é adequada para pensadores visuais. Chamada de matriz de Eisenhower, essa abordagem de priorização ajuda a agilizar suas tarefas criando um gráfico que demonstra quais de suas tarefas são urgentes, importantes, não urgentes e não importantes. Experimente se estiver tendo dificuldades para construir o pote de picles.
O melhor método de produtividade se você precisa de motivação para começar…
Com alguns métodos de produtividade, você deve apenas descobrir o que precisa fazer e começar a trabalhar. Isso não funciona para todos. Certamente não funciona para mim – preciso de uma explosão de motivação ou de uma centelha de energia para continuar trabalhando em uma lista de tarefas. As melhores opções para pessoas como eu, na minha opinião, são comer o sapo ou a regra dos dois minutos.
“Comer o sapo” é um ditado estranho, mas se resume a enfrentar sua tarefa mais exigente, temida ou importante antes de fazer qualquer outra coisa. A regra dos dois minutos é semelhante, mas quando você tenta segui-la, você se compromete a fazer qualquer coisa que leve menos de dois minutos no momento em que surgir na sua cabeça. Eu mantenho uma combinação dos dois, me esforçando para realizar minha maior tarefa no início do dia, mas me permitindo iniciar qualquer tarefa no momento em que a motivação surgir, desde que seja possível em um período de tempo mais curto.
Na minha experiência, comer o sapo funciona bem para mim porque, uma vez que tenho a coisa mais urgente fora do caminho, fico tão aliviado e orgulhoso de mim mesmo que qualquer outra coisa que tenho que fazer parece fácil em comparação. Se posso fazer algo terrível, posso fazer qualquer coisa.
Por outro lado, a abordagem oposta pode ter um resultado semelhante, então tente a regra dos 10 minutos se comer o sapo parecer assustador, mas você ainda precisar de um empurrãozinho motivacional. Com esse método, você realiza todas aquelas pequenas tarefas que levam 10 minutos ou menos para serem realizadas, como responder e-mails ou dobrar a roupa, para que possa se concentrar nas coisas maiores. Por menores que sejam, as pequenas coisas podem parecer opressoras e são fáceis de adiar. Se você terminar tudo de forma que não pesem sobre você, você se sentirá melhor e mais preparado para fazer todo o resto. Há uma pequena diferença entre as regras de dois e 10 minutos, então experimente todas elas para ver o que funciona para você.
O melhor método de produtividade se você não se sente conectado ao seu trabalho…
As tarefas da vida diária podem ser servis e se você não é o tipo de pessoa que apenas se esforça e faz o que precisa ser feito, esse pode ser um bom motivo para adiar tudo. Se você não consegue justificar passar uma tarde limpando ou uma manhã respondendo a e-mails, você pode estar motivado por um propósito, então experimente o Método de Planejamento de Resultados (RPM), que vem do famoso palestrante motivacional Tony Robbins, que o descreveu em seu programa Time of Your Life e o projetou para ser motivacional, rápido e eficiente.
A sigla não significa apenas Método de Planejamento Rápido, mas também pode servir como um guia sobre como deve ser o seu dia: Orientado para resultados, orientado para um propósito e construído em torno de um “plano de ação massivo”. Você deve se perguntar consistentemente o que deseja, qual é o seu propósito e o que precisa fazer para alcançá-lo. Então talvez você não vá limpar só porque é aquele momento da semana para fazer isso, mas ficará mais motivado para fazer isso se pensar em um propósito mais amplo, como ter a casa em forma para poder receber os amigos para jantar. Fazer algo por fazer simplesmente não motiva a todos e tudo bem.
Outra maneira de se sentir conectado às suas tarefas é pensar um pouco mais nelas. O método Ivy Lee exige que você anote seis tarefas que deverá realizar no dia seguinte. Você deve fazer isso no final de cada dia de trabalho (ou no final da noite, se as tarefas forem domésticas). Ao anotá-los, você os tira da mente e sabe que os encontrará no dia seguinte, para que possa relaxar sabendo que já tem meio plano pronto para executar quando acordar.
O que você acha até agora?
Quando não me sinto conectado ao meu próprio trabalho, escrevo uma meta SMART. Isso significa que dedico um tempo para escrever um plano que seja específico, mensurável, acionável, relevante e com prazo determinado. Ao fazer isso, eu me forço a pensar a longo prazo sobre os objetivos mais amplos que tenho e, em seguida, trabalho de trás para frente para determinar quais pequenos passos preciso dar para torná-los realidade dentro do prazo que descrevi. Isso funciona para mim porque, à medida que começo a trabalhar nessas etapas, mantenho o objetivo maior em mente; isso me mantém focado e conectado ao que estou fazendo, mesmo que pareça insignificante no momento.
O melhor método de produtividade se você precisa de um plano detalhado…
Quando você está comendo o sapo ou anotando algumas tarefas, você simplesmente improvisa, designando sua “grande tarefa” e indo em frente. Mas às vezes é bom ter um cronograma detalhado em vigor. Aqui, recomendo o método 3-3-3, mas primeiro você precisará sacar a antiga matriz de Eisenhower que mencionei antes.
Depois de categorizar tudo, você pode passar para o 3-3-3, que pede que você passe as primeiras três horas do dia engajado em um trabalho profundo em seu projeto mais importante, depois faça outras três tarefas urgentes que não exigem tanto tempo e termine com três tarefas de manutenção. É uma combinação de comer o sapo e visualizar o pote de picles, mas incorpora uma programação bastante rígida para mantê-lo concentrado na tarefa.
Vamos falar sobre trabalho profundo por um segundo. Trabalho profundo é o que acontece quando você está em estado de fluxo, concentrando-se apenas em uma tarefa, sem distrações. Você saberá que conseguiu quando o tempo parecer que voa. Se você tem dificuldade para afundar nisso, existe uma técnica para você. Na verdade, existem alguns, mas todos se baseiam na mesma ideia. Experimente o método Pomodoro, que exige que você trabalhe por 25 minutos, faça uma pausa de cinco minutos e repita esse ciclo até completar quatro rodadas. Depois disso, você terá uma chance maior. O ideal é usar um aplicativo projetado para cronometrar suas sessões de trabalho e bloquear outros aplicativos que distraem mais. (FocusPomo é o meu favorito.) Se isso não funcionar para você, não desista. Você pode e deve modificar seus tempos Pomodoro para atender às suas próprias necessidades, se necessário. Já existem spin-offs do Pomodoro, como Pomodoro 2.0 e animedoro, mas fique à vontade para mexer até inventar o seu próprio.
O melhor método de produtividade se você estiver sendo puxado em muitas direções…
Sua vida é complexa. Você não é apenas um funcionário, mas potencialmente um pai, um cônjuge, um amigo, um voluntário, um freelancer ou recreativo algo ou outro – e isso sem falar do que você é para si mesmo, seja alguém que prioriza a academia ou alguém que não consegue se concentrar quando a casa está uma bagunça. Se você segue uma técnica tradicional de produtividade ao longo do dia, pode ser difícil determinar as tarefas de cada área da sua vida que devem ser realizadas. Certamente, uma responsabilidade profissional, um assunto familiar ou uma obrigação pessoal estão fadados a cair no esquecimento em favor de outra coisa.
Se isso está atrapalhando você, considere definir um tema para seus dias. As segundas-feiras podem ser para todas as tarefas de manutenção no trabalho, como responder e-mails ou realizar reuniões. Terça-feira pode ser o dia que você reserva para limpar sua casa ou preparar refeições. Quartas-feiras podem ser o dia em que você trabalha em tarefas para um conselho em que participa ou para um emprego de meio período. Dentro dessa estrutura, você pode recorrer a uma das técnicas acima, como 1-3-5, sabendo que a maioria das suas tarefas naquele dia estarão todas relacionadas a qualquer que seja o tema. Isso mantém você focado e na zona, seja qual for a zona, todos os dias, mas também permite que você dedique o tempo necessário a cada uma das áreas em que está envolvido. Não, não é perfeito. Eventualmente, algo de um dia fora do tema surgirá e precisará ser resolvido. Mas o objetivo aqui não é ser rigoroso quanto a isso. Em vez disso, é para ter um senso geral de direção ao longo da semana.
