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Não importa que tipo de metas de produtividade você tenha e quais técnicas planeja usar para realizar tudo, provavelmente você ainda começará com uma lista de tarefas pendentes. Aprender a formular uma lista de tarefas sólida é o primeiro passo fundamental para ser produtivo, pois você precisa dela para passar para outras etapas de planejamento, como usar a matriz de Eisenhower para priorizar tarefas ou Kanban para organizá-las. E para fazer uma boa lista de tarefas, tente usar a regra 1-3-5, que foi projetada para manter sua programação diária mais gerenciável – e, portanto, mais viável.
Qual é a regra 1-3-5 de produtividade?
A regra 1-3-5 reconhece que, num dia normal, você simplesmente não tem tempo para fazer tudo. Você razoavelmente tem tempo para uma tarefa principal, três tarefas de médio porte e cinco pequenas. Se você tentar acumular mais do que isso em um dia normal, a qualidade do seu trabalho será prejudicada e você acabará desperdiçando seu precioso e finito tempo. É claro que haverá dias em que você não terá escolha a não ser fazer demais, mas o 1-3-5 foi projetado para sua rotina regular. (Além disso, um pouco de estresse forçando você a concluir suas tarefas de vez em quando pode ser uma coisa boa.)
Essas nove tarefas podem estar relacionadas ou separadas, dependendo de suas necessidades. Por exemplo, uma grande tarefa pode ser reunir-se com seu consultor financeiro, o que não está relacionado às suas três tarefas de médio porte: fazer compras, preparar-se para uma reunião no trabalho e comprar um presente de aniversário de um amigo. Pequenas tarefas podem ser qualquer coisa, desde responder e-mails até preparar suas roupas para a semana, dependendo do que você considera grande, médio e pequeno, mas geralmente são coisas que exigem menos reflexão, recursos e tempo.
Usada de outra forma, a regra também pode ser aplicada a tarefas principais e envolver agrupá-las em grupos menores. Digamos que você esteja planejando férias. A regra 1-3-5 pode ajudá-lo a dividir tudo o que você precisa fazer. A grande tarefa pode ser reservar voos e acomodações em hotéis. Três tarefas médias podem ser conseguir ingressos para tudo o que você fará enquanto estiver no destino, comprar o que precisa e contratar uma babá para animais de estimação. Pequenas tarefas podem ser qualquer coisa, desde definir um OOO até enviar o itinerário por e-mail aos seus parceiros de viagem.
Você pode combinar o 1-3-5 com outras técnicas de produtividade, especialmente quando estiver concentrando todas as nove tarefas em um objetivo ou projeto maior. Por exemplo, um hack de produtividade envolve “temas” todos os dias, por isso é dedicado exclusivamente a um tipo de trabalho. Usar 1-3-5 junto com ele pode ajudá-lo a ficar por dentro das necessidades mais urgentes relacionadas ao trabalho daquele dia.
Como usar a regra 1-3-5 para ser mais produtivo
Comece cada dia com um despejo cerebral, anotando cada coisa que você tem que fazer durante o dia, em nenhuma ordem diferente da rapidez com que você se lembra delas. Você os priorizará mais tarde. Depois que tudo estiver no papel, anote qualquer coisa especialmente oportuna. É aqui que o conhecimento da matriz de Eisenhower, que o ajuda a priorizar responsabilidades por urgência e importância, será útil. Desse grupo, identifique uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas. Essa é a sua lista de tarefas do dia. Se você tiver dificuldade com o que pode ser “grande” ou “pequeno”, pense no que seria necessário para realizar cada um deles.
E-mails que levam apenas alguns segundos não exigem muito tempo, por isso podem ser pequenos, mesmo que os resultados que produzam sejam algo que você consideraria “grande”.
A limpeza da cozinha pode ser “média” ou “grande”, dependendo de quanto precisa ser limpo, de quantos produtos e recursos você precisa e de quanto tempo levará – também pode ser “pequena” em uma terça-feira média, mas “grande” dois dias antes do Dia de Ação de Graças.
Um projeto que vence em duas semanas pode ser “médio”, mas se esse mesmo projeto vence amanhã, a urgência o torna “grande”. Estas são classificações subjetivas baseadas na sua própria alocação de recursos, portanto, evite a tentação de rotular rapidamente as coisas como pequenas, médias ou grandes, não importa quantas vezes você já tenha feito isso antes.
Estas são classificações subjetivas baseadas na sua própria alocação de recursos, portanto, evite a tentação de rotular rapidamente as coisas como pequenas, médias ou grandes, não importa quantas vezes você já tenha feito isso antes. Reconhecer antecipadamente que você não pode e não fará tudo em um único dia ajuda você a manter o foco no que pode e fará, em vez de se estressar com o resto que está economizando para amanhã.
Em seguida, reserve um tempo em seu calendário para cada tarefa, seja naquele planejador ou em um calendário digital. Use o bloqueio de tempo, ou a técnica de dar a cada coisa que você precisa fazer em um dia um horário designado em sua agenda, e considere reservar um pouquinho menos de tempo do que você acha que precisa para tudo, para derrotar a lei de Parkinson, que é a ideia de que você perderá tempo se se dedicar muito tempo para fazer qualquer coisa.
Depois de definir o seu dia, comece com essa grande tarefa. Conhecida como “comer o sapo”, a abordagem da grande tarefa primeiro lhe dará uma sensação de realização ao concluí-la, impulsionando você para tarefas de médio e pequeno porte. Além disso, é lógico que a responsabilidade principal consumirá mais tempo e recursos, portanto, eliminá-la primeiro garante que você tenha o tempo e os recursos necessários. (A exceção a esta regra acontece nesses dias temáticos. Se, por algum motivo, você precisar realizar tarefas menores – como enviar e-mails ou confirmar entregas – porque elas permitem que você faça as maiores, obviamente, faça-as na ordem que faz mais sentido.)
Finalmente, seja flexível. Atribuições ou deveres inesperados surgem o tempo todo e podem não ser facilmente categorizados nas caixas 1-3-5. Você também pode não terminar uma de suas tarefas do dia e, nesse caso, adicioná-la à lista do dia seguinte – mas lembre-se de que sua urgência pode ter aumentado e, como resultado, subido na classificação no sistema 1-3-5. O objetivo aqui não é se culpar ou ser super rígido. Em vez disso, é para ajudá-lo a se sentir menos sobrecarregado pelo grande volume de coisas que você precisa fazer, priorizá-las e realizar muitas tarefas todos os dias.
